フォルダー整理のコツ10個:ファイルを迷子にしないルール作り

フォルダー整理のコツ

今回はフォルダー整理のコツを10コのポイントに分けて紹介します。後から時間をかけてファイル探しをしなくても良いように、自分なりにルールを作っておきましょう。

フォルダー整理の3つの基本

サルワカくんの顔(通常)
サルワカくん

はじめに、フォルダー整理の基本的な考え方を3つ紹介しておきます。あくまでも個人的な意見なので、参考程度に読んで頂ければと思います。

その1:階層を増やしすぎない

キッチリ整理しようと思うと、たくさんのフォルダー階層を作る必要があります。しかし、階層が増えるほどクリック数が増え、時間がかかってしまいます。

階層を増やしすぎない

よく使うファイルには「4クリック以内に辿り着ける」ようにしておきましょう。

この4クリック以内というのは、僕の過去の経験から掴んだことです(3クリックだと整理が難しく、5クリックだと整理の効果以上に辿り着くのが大変)。

その2:ダブリの無いフォルダー階層にする

「ファイルをどのように振り分けるのか」というルール作りはとても重要です。

ダブリの無い分け方をする

悪い例
例えばこの図のようにダブリのあるフォルダー階層にしてしまうと、後から「会議資料のとこに入れたっけ?プロジェクトAのとこだっけ?」と見つけるのに苦労します。

後から探すときに「あの資料は、このフォルダーにあるはずだ」とすぐに分かるような明確な振り分けルールを作るようにしましょう。

その3:古いものはまとめる

古いものはまとめる

フォルダー数が増えれば増えるほど、目的のファイルを探すのが大変になります。そこで、使わなくなってきた古いフォルダーは「過去フォルダー」にまとめます。

このとき「2017-07-09までの◯◯」というように日付をつけてまとめると、後から探すときに楽になります。

この3つを守るだけで、ある程度スッキリとしたファイル整理ができるはずです。以下でもう少し具体的なコツをまとめていきたいと思います。

フォルダー整理の具体的なコツ10

コツ1:よく開くフォルダーはショートカットから

よく使うフォルダーはサイドバーに

よく使うファイルへ4クリック以内に辿り着けるように、いつも開くフォルダーをサイドバーに置いておきます。これだけでかなりの時間節約になります。

サイドバーへのショートカットの追加方法

このサイドバーへのフォルダーの追加は、WindowsでもMacでもできます。Windows10以降では「クイックアクセス」という機能になっていますね(クイックアクセスの使い方)。

Dddddd

こちらはMacの場合のサイドバーへのショートカットの追加方法です。Windowsでも同様にフォルダーのドラッグで追加ができます。

サルワカくんの顔(通常)
サルワカくん

僕の場合、これにより目的のフォルダーまで4クリックで辿り着けるようにしています

目的のフォルダーまで4クリックで

コツ2:よく使うフォルダーほど上に

よく開くフォルダーほど上に配置するようにします。

フォルダーを数字で並び替える

具体的には、2ケタの数字をフォルダー名の先頭に書くことで、簡単に並び順を操作することができます。

また、最重要なフォルダーには、名前の先頭に「★」をつけるのも良いでしょう。

サルワカくんの顔(通常)
サルワカくん

ただし、フォルダーがどんどんと増えていく場合には、2ケタ数字をつけるのは向いていません。後から並び順を気軽に変えることができないからです。

コツ3:フォルダーが増えていくなら日付で整理

日付をつける

フォルダーがどんどんと増えていくような場合には、ファイル名の先頭に日付をつけて整理するのが良いでしょう。

これにより名前順に並べれば「いつのデータなのか」がすぐに分かります。例えば「案件ごと」にフォルダーを作って整理する場合なんかには、この方法が有効ですね。

サルワカくんの顔(通常)
サルワカくん

1つのフォルダー内でファイルがどんどん増えていく場合には、ファイル名の先頭に日付をつけるのがおすすめです。

Google日本語入力で日付を簡単入力

google日本語入力を使って日付

Google日本語入力を使っている場合、「今日」と入力して変換することで、簡単に日付を打ち込むことができます。

コツ4:増えてきたらまとめる

探しやすさを保つために、ある程度 数が増えてきたら「過去フォルダー」を作ってそこに放り込みましょう。

日付をまとめる

このとき、まとめた日の日付を記入しておくと分かりやすいかと思います。

なお、これはフォルダーだけではなく、ファイルが増えてきたときにも行うべき作業かと思います。

コツ5:使わないファイルは「ボツ」フォルダーへ

ボツ

資料や制作データを作っていると、ボツを食らう度にファイルが増えていきます。そんなときには、ボツフォルダーを作り、一旦その中に入れておきましょう。

フォルダー名を「ボツ」にしておくことで、後から見たときに「最終データ」と間違える心配が無くなります。

コツ6: ジャンクボックスを作る

パソコンで作業をしていると「一時的に必要だけど、今後使うことはないファイル」を保存することがあります(よね?)。

ジャンクボックス

そこで僕は「ジャンクボックス」という名前のがらくた箱的なフォルダーを作っています。ファイル名までひどい。

今後使うことがないであろうファイルはとりあえずココに入れています。

過去のジャンクボックス

定期的にジャンクボックスのファイルを捨てるのも良いかと思いますが、僕は一応ポータブルHDDに入れて取っておいてあります。保存した日をファイル名に入れておくと分かりやすいですね。

コツ7:素材整理用のフォルダーを作る

ここからは「作業の内容」や「パソコンの使い方」によって異なることかと思うので、参考までに。

素材フォルダー

デザイナーやインターネットで記事を書いている方なんかは、写真やイラスト、アイコンなどの素材を保存することがよくあると思います。これが結構グチャグチャの原因になるんですよね。

著作権明記必要かどうかで分ける

個人的におすすめなのは「ライセンス明記などの利用条件ごと」「素材種類ごと」というように分けることです。

これで後から使うときに「この素材って商用フリーだっけ?」や「ライセンス明記がいるんだっけ?」などと迷うことがなくなります。

コツ8:経費フォルダーを作る

確定申告をする方は、「経費フォルダー」を作って色々な領収書を(日付をファイル名に入れて)放り込んでおくと良いでしょう。青色申告をする方は色々とちゃんとやる必要があるかと思いますが。

コツ9:インスピレーション・フォルダーを作る

クリエイティブ系の仕事に携わっている方は「インスピレーション・フォルダー」を作るのがおすすめです。

Fadfa 12

グッと来た画像や作品などを、ジャンル別に保存しておくというものです(もちろん自分が楽しむ範囲で)。

このように整理しておくと、息抜きしたいときなんかにかなり活躍してくれます。

コツ10:共有フォルダーの場合にはルールを決めておく

ルールを決めておく

社内の何人かでフォルダーを共有しているような場合には、より明確にルールを決め、共有しておく必要があります。

ファイル管理の仕方

ミーティングなどでルールを決め、さらにいつでもルールを確認できるように、入り口となるフォルダーに解説ファイルを置いておくと良いでしょう。

テキストファイルを作る

皆が忘れがちなルールについては、空のテキストファイルをつくり、ファイル名で警告するのも1つの手段ですね。

どんな工夫をするべきかは「共有するファイルの種類」や「何人で共有するか」によって変わってきますね。また、良い方法を見つけたら追記します。

サルワカ